Event Budget & Cost-per-Attendee Rechner

Fixkosten (Location-Miete, Bühnen- und Tontechnik, Streaming, Referentenhonorare und Marketing) fallen unabhängig von der Teilnehmerzahl an. Variable Kosten (Catering, Kaffeepausen, Namensschilder, Lanyards, Welcome-Bags) skalieren 1:1 mit jedem weiteren anwesenden Gast.

Kosten pro Teilnehmer = (Gesamte Fixkosten + Variable Kosten gesamt + Risikopuffer) / Anzahl der Teilnehmer. Bei 40.000 € Gesamtkosten und 200 Teilnehmern betragen die Bruttokosten genau 200 € pro Kopf.

Der Break-Even-Ticketpreis ist der Betrag, den jedes zahlende Ticket einbringen muss, um die nach Abzug von Sponsoring-Geldern verbleibenden Restkosten vollständig zu decken: Break-Even-Preis = (Gesamtkosten − Sponsoring-Erlöse) / Anzahl zahlender Teilnehmer.

In der Event-Praxis entstehen regelmäßig unvorhergesehene Ausgaben: Last-Minute-Technikadapter, Überstundenzuschläge des Servicepersonals, kurzfristig nachbestelltes Catering oder Drucksachen-Expresskosten. Ein Puffer von 10 % bis 15 % schützt vor Budgetüberschreitungen.

Sponsorengelder decken primär die fixen Basiskosten (Location und AV-Technik). Jeder Euro aus Sponsoring senkt das finanzielle Risiko des Veranstalters und ermöglicht es, Ticketpreise für Teilnehmer attraktiv niedrig zu halten.

Benötigte Teilnehmer = (Fixkosten − Sponsoring) / (Ticketpreis − Variable Kosten pro Kopf). Bei 20.000 € ungedeckten Fixkosten, 200 € Ticketpreis und 70 € variablen Kosten pro Gast wird die Gewinnschwelle bei ca. 154 zahlenden Gästen erreicht.