Gesetzliche Grundlagen der Reisekostenabrechnung (§ 9 Abs. 4a EStG)
Bei beruflich oder betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeiten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte und der eigenen Wohnung können Arbeitnehmer und Selbstständige pauschale Aufwendungen steuerfrei geltend machen:
Voller Reisetag (28 €)
Für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit gilt die volle Inlandspauschale von 28,00 €.
An-/Abreisetag & > 8 Std. (14 €)
Für An- und Abreisetage bei Übernachtung sowie für Eintagesreisen über 8 Stunden Abwesenheit greifen 14,00 €.
Kilometerpauschale (0,30 €)
Für Fahrten mit dem privaten PKW werden 0,30 € je gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückfahrt) anerkannt.
Kürzungsbeträge bei gestellten Mahlzeiten
Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder Dritten unentgeltlich bereitgestellt (z. B. Frühstück im Hotel oder Tagungs-Catering), muss die Pauschale anteilig gekürzt werden:
| Gestellte Mahlzeit | Kürzungssatz (Basis 28 €) | Abzugsbetrag pro Tag |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % der vollen Tagespauschale | -5,60 € |
| Mittagessen | 40 % der vollen Tagespauschale | -11,20 € |
| Abendessen | 40 % der vollen Tagespauschale | -11,20 € |
Die 3-Monats-Regel bei längerfristigen Einsätzen
Wird die berufliche Auswärtstätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ausgeübt (z. B. langfristiger Kundeneinsatz oder Montageprojekt), ist der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Eine Unterbrechung der Auswärtstätigkeit von mindestens vier Wochen führt zu einem Neubeginn der Frist.